1. Verantwoordelijke
2. Wettelijke grondslagen
3. Gegevens
4. Doeleinden en verantwoording
5. Uw rechten
6. Websites
7. Soorten cookies
8. Delen van persoonsgegevens
9. Bewaartermijn
10. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
11. Wijzigen van het privacy- en cookiebeleid

1. Verantwoordelijke

Dit beleid heeft betrekking op Onemeeting Services B.V. en geldt voor al onze klanten, partners, leveranciers, en eventuele overige geïnteresseerden. De gegevens die u bij uw registratie aan Onemeeting Services B.V. verstrekt, worden conform de voorwaarden zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

2. Wettelijke grondslagen

Conform de wettelijke grondslagen, voortvloeiende uit de AVG, zal Onemeeting Services B.V. te allen tijde om uw toestemming vragen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken.

3. Gegevens

Onze medewerkers werken dagelijks met persoonsgegevens van onze klanten, partners en leveranciers. Onemeeting Services B.V. kan uw persoonsgegevens verwerken wanneer u gebruik maakt van onze diensten en/of wanneer u deze zelf heeft verstrekt door bijvoorbeeld ons contactformulier in te vullen. Ook bij een bezoek aan onze website zullen wij bepaalde cookies opslaan, om zo de kwaliteit van de betreffende website te waarborgen en uw interesses beter te kunnen bedienen. Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om de cookies uit te schakelen. Hiervoor verwijzen wij u graag naar artikel 7 ‘Soorten cookies’. Met uw toestemming kan Onemeeting Services B.V. de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens, inclusief naam, e-mailadres, telefoonnummer en factuur/woonadres;
• Login- en accountgegevens, inclusief schermnaam en wachtwoord;
• Persoonsgegevens, waaronder geslacht, woonplaats, geboortedatum en boekingsgeschiedenis;
• Betalings- of creditcardgegevens;
• Persoonlijke voorkeuren, waaronder uw interesses en marketing- en cookievoorkeuren;
• Allergie- en voorkeursgegevens, onder andere voor wat betreft eten, drinken en locaties;
• Cookies en browse(r)gegevens.

Wanneer u onze website gebruikt, verzamelt Onemeeting Services B.V. informatie van uw browser die mogelijk persoonsgegevens bevat. Onemeeting Services B.V. gebruikt verschillende methoden, zoals cookies en pixeltags, om deze informatie te verzamelen. Deze kunnen de volgende gegevens bevatten:

• Uw IP-adres en uw cookie identifier;
• Informatie over de mate waarin uw apparaat uitgerust is met software die toegang biedt tot bepaalde functies;
• De unieke ID en het type van uw apparaat;
• Het domein, browsertype en de taal;
• Het besturingssysteem en de systeeminstellingen;
• Het land en bijbehorende tijdzone;
• Eerder via uw apparaat bezochte websites;
• Informatie over uw interactie met onze websites, zoals klikgedrag, aankopen en aangegeven voorkeuren;
• Toegangstijden en verwijzende URL’s.

4. Doeleinden en verantwoording

Onemeeting Services B.V. verwerkt uw gegevens voor verscheidene activiteiten. Allereerst om offertes, bevestigingen en orders te maken en beheren. Ten tweede voor marketing- en communicatiedoeleinden, zoals nieuwsbrieven die informeren over relevante en gelijksoortige diensten als degene die u afneemt. Dit kan ook wanneer u een samenwerkingsovereenkomst heeft en/of in een factuurrelatie staat met Onemeeting Services B.V. Bij elke ontvangen nieuwsbrief kunt u zichzelf voor een of meerdere nieuwsbrieflijsten aan- of afmelden. U kunt ook een e-mail met vermelding van uw naam en ingeschreven e-mailadres sturen naar welkom@onemeetingservices.com. Ten derde voor het verbeteren van onze (online) dienstverlening, hiervoor gebruiken we persoons- en browse(r)gegevens voor analytische doeleinden. Naast het continu verbeteren van onze diensten en gebruikerservaringen worden deze gegevens ook gebruikt voor testdoeleinden, het oplossen van problemen en het verhogen van de functionaliteit en kwaliteit van onze diensten. En tot slot om ervoor te zorgen dat de bijeenkomsten die wij voor u organiseren volledig aansluiten op uw wensen en verwachtingen.

Bij bovengenoemde activiteiten worden diverse persoonsgegevens gebruikt. Onemeeting Services B.V. verantwoordt hieronder graag op welke wijze:

• Naam, functie en geslacht: Bij Onemeeting Services B.V. houden we van ontzorgen. Dit doen wij mede door goede communicatie met onze klanten, partners en leveranciers. Het is daarom belangrijk te weten wat de naam van de contactpersoon van een bedrijf is. Hieronder scharen wij ook de aanhef (geslacht) en de rol die de contactpersoon in het bedrijf vervult (functie). Zo wordt communicatie een stuk gemakkelijker;
• E-mailadres: Het e-mailadres van een contactpersoon wordt uitsluitend bewaard om de communicatie zo gemakkelijk mogelijk te laten verlopen. Indien u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, zullen wij uw e-mailadres ook hiervoor gebruiken;
• Telefoonnummer: Hoewel wij onze contactpersonen voornamelijk per e-mail te woord staan, vinden wij het ook prettig om dit mondeling te doen, zo kunnen wij ervoor zorgen dat wij wensen en voorkeuren goed interpreteren;
• Bankgegevens: Om betaling te vorderen of te betalen;
• Geboortedatum en adres: Wij vinden het erg leuk om u te feliciteren wanneer hier reden toe is, bijvoorbeeld op uw verjaardag. Ook helpt dit ons om onze doelgroepen beter in kaart te brengen, om zo onze klanten nog beter te kunnen bedienen;

5. Uw rechten

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u een aantal rechten:

• Recht op inzicht van de door ons verzamelde persoonsgegevens;
• Recht op wijziging van uw persoonsgegevens;
• Recht op uitwisseling van uw persoonsgegevens;
• Recht op verwijdering door middel van anonimisering.

Mocht u willen weten welke persoonsgegevens Onemeeting Services B.V. van u heeft en of deze juist zijn, dan kunt u ons vragen u een ‘overzicht persoonsgegevens’ te sturen. Uw persoonsgegevens kunnen worden veranderd, aangevuld of geanonimiseerd door telefonisch of via e-mail contact met ons op te nemen. Hiervoor verwijzen wij u graag naar de contactinformatie aan het eind van dit document. Mocht u zich willen beroepen op een of meerdere van bovengenoemde rechten, dan zal Onemeeting Services B.V. uw verzoek uiterlijk binnen één maand honoreren.

6. Websites

Deze privacy verklaring is van toepassing op de website van Onemeeting Services B.V. alsmede Onemeeting.com, Hartig.nl en BesteBrownies.nl.

7. Soorten cookies

Een cookie is een klein bestand dat op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen om u te herkennen als u de website opnieuw bezoekt. Onemeeting Services B.V. maakt gebruikt van 3 soorten cookies. 2 hiervan zijn afzonderlijk van elkaar in -en uit te schakelen. De geldigheidsduur van de cookies varieert van de lengte van uw bezoek tot ongelimiteerd. De opslag en doorgifte van uw gegevens via het internet zijn beveiligd. Bij uitschakeling van bepaalde cookies kan de ervaring op onze site beperkt worden. Bij een bezoek aan onze website wordt u gevraagd welke cookies u toestaat en welke u wilt weigeren. Indien u van gedachte verandert kunt u de site herladen om uw voorkeuren nogmaals kenbaar te maken. Hieronder vindt u de functies van de cookies en welke gegevens daarbij worden verwerkt.

• Analytische cookies: Deze cookies worden enkel en alleen gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om statistische programmatuur zoals Google Analytics en Hotjar te kunnen gebruiken. Met behulp van deze programma’s komen we te weten wat wel en wat niet werkt en kunnen we de website continu optimaliseren en verbeteren. Het gaat onder andere om het tijdstip en de duur van uw bezoek en welke pagina’s u heeft bezocht. Deze cookies worden enkel gebruikt om

het gebruik van de betreffende website gemakkelijker voor u te maken. Indien u deze cookies weigert kan dit leiden tot minder gerichte aanbevelingen en een tragere werking van de website. Bij de verwerking van deze cookies worden alleen anonieme gegevens verwerkt, u bent u aan de hand van deze gegevens dus niet te identificeren;

• Social media cookies: Onemeeting Services B.V. maakt gebruik van sociale media cookies op alle eerdergenoemde websites. Wij willen u de mogelijkheid bieden om op een eenvoudige wijze informatie van onze website uit te wisselen via sociale media, zoals Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn en Google+. De cookies van de sociale media aanbieder zorgen ervoor dat deze mogelijkheden aanwezig zijn en correct functioneren. De algemeen bekende icoontjes tonen het gebruik van sociale media cookies op onze websites aan.
• Advertentiecookies (van derden): Advertentiecookies verzamelen informatie om ervoor te zorgen dat de advertenties die zichtbaar zijn op onze websites, maar ook op andere websites of op sociale media platforms enigszins bij uw interesses passen. In sommige gevallen worden hiervoor gegevens gebruikt waarbij u direct te identificeren bent, dit komt door het feit dat deze mogelijk gelinkt worden met uw persoonlijke sociale media platform account(s).

8. Delen van persoonsgegevens

We onderscheiden 2 varianten ten aanzien van het delen van uw persoonsgegevens:

• Delen door Onemeeting Services B.V.: Vanwege de geavanceerde systemen die wij bij Onemeeting Services B.V. gebruiken, hebben wij een nauwe samenwerking met enkele technisch ondersteunende bedrijven. Sommige van deze bedrijven kunnen zich in een ander land bevinden dan het land waar de persoonsgegevens aanvankelijk verzameld werden. Het is daarbij mogelijk dat wetgeving in deze landen niet hetzelfde beveiligingsniveau handhaaft als het land waar de gegevensverwerking in beginsel plaatsvond. In deze gevallen nemen wij alle maatregelen om ervoor te zorgen dat deze gegevens even goed beveiligd worden als binnen de Europese Unie. Tevens sluiten wij met alle bedrijven die uw persoonsgegevens ontvangen een verwerkersovereenkomst af. Op deze manier wordt het beveiligingsniveau gelijkgesteld.
• Delen door uzelf: U heeft het recht om de door ons verzamelde persoonsgegevens te delen met een ander persoon of andere organisatie. Wanneer u hier een aanvraag voor indient, zorgen wij ervoor dat u de gevraagde gegevens zo snel mogelijk in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm verkrijgt.

9. Bewaartermijn

Onemeeting Services B.V. bewaart uw persoonsgegevens zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij aan ons zijn verstrekt. De gegevens worden in ieder geval bewaard zolang u gekoppeld bent aan opdrachten in de toekomst. Uw gegevens blijven bewaard tot 7 jaar na de laatste boeking. Deze termijn is opgesteld op basis van de wettelijke bewaartermijn van financiële gegevens. Uw gegevens blijven ook bewaard zolang u onze nieuwsbrief ontvangt.

10. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Onemeeting Services B.V. neemt de bescherming en beveiliging van uw gegevens serieus en gebruikt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van gegevens tegen te gaan. Onze systemen zijn goed beveiligd. Door onder andere bevoegdheid in ons IT-systeem per medewerker in te stellen zorgen wij ervoor dat personen die niet bevoegd zijn geen toegang tot uw gegevens hebben.

11. Wijzigen van het privacy- en cookiebeleid

Het is niet ondenkbaar dat het privacy- en cookiebeleid van Onemeeting Services B.V. in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. De meest actuele versie kunt u te allen tijde inzien op onze website. Als de wijzigingen zeer ingrijpend van aard zijn, zullen wij ervoor zorgen dat deze op een duidelijke en opvallende manier gecommuniceerd worden.